以前档案案卷级目录和文件级目录都要工作人员手工制作和填写，现在只要在档案管理软件的著录卡片上填写清楚所要著录的档案内容和信息，档案管理软件就可以自动打印出所著录的案卷级和文件级档案目录内容。这样不但节省了工作时间，而且工整规范，字迹清晰，让不懂档案的人也能轻松查阅档案。

档案管理软件在著录过程中，案卷级和文件级档号自动生成。只要在著录的过程中填写清楚归档年度，保管期限，实体分类，卷号和件号，软件便可以自动生成档号，避免了由于人工填写不当造成的错误。

档案管理软件具有强大的原文添加功能。在档案管理中有一些重要的纸制文件需要永久保存，但是由于保存时间过长，有可能会出现字迹不清或者其他外界毁坏性因素，在该软件中进行原文保存就可以有效的避免此类事件的发生。可以先将原文用扫描仪扫描到计算机当中，然后用该软件的添加原文功能就可以将原文添加到所要添加的文件级目录下了，这样既有利于文件的查阅及保存，又大大提高了计算机的利用效率，实现了现代化管理。

档案管理软件具有方便、快捷的档案查询检索功能。如果利用手工检索，我们必须知道是哪一年的文件，文件名是什么，这样对档案检索非常的不方便，如果记错了，或者记的不准，则无法正确查找到相应的文件，而且会浪费档案工作人员和前来查询人员很多宝贵的时间。科怡档案管理软件正是基于这一点，为用户设计了强大的模糊查询功能。只要查询人在查询条件中输入一些该文件的关键字，或者是归档年度等特征性信息，该档案管理软件便会列出与输入条件相符的所有信息，这样便可以一目了然，非常快速的查找到所需要的档案信息。