OA办公系统如何才能满足企业业务的精细化管理?返回>>

OA办公系统发展至今已经不仅仅局限于作为内部沟通或信息发布的平台,还提供一系列强大的功能,如文档管理自动化、工作流程自动化、行政日常事务处理等。

随着企业发展壮大,很多企业对于OA的需求也发生了变化。企业领导关心的不仅仅是办公自动化,对于办公室管理也有了一些新的需求:OA不应该只是一个办公自动化的平台,还应该是一个运营管理的平台,可以实时管控办公人员的工作效率和质量,实现企业业务的精细化管理。

许多管理者逐步发现:传统的OA虽然能够实现办公室办公的全面自动化,但是却无法对办公的效率和质量进行掌控,在方便办公室人员办公的同时,往往未能带来企业真正意义上的效益提升。

传统的OA虽然也有计划/任务管理的功能,但相对比较简单,通常都是领导指派一个任务,或者制定一个计划的标准,由下面的人执行,并在执行完成后以邮件的形式在进行上报,只完成了办公管理中文件流转的功能,却无法覆盖工作执行范畴。而OA+项目管理除了实现办公自动化外,成功将触角延生到了策略以及计划的执行范畴,不仅支持计划和任务的审批、通知,通过引入项目管理功能,还能对任务、工作进行划分、指派以及进度的跟进。在系统上,管理层可在线制定策略以及计划,并将计划/策略下发给相关负责人,再由相关负责人在系统上进行计划的细分,即将一个大的计划分解成若干个小活动,并为每一个小活动指定对应的负责人。通过系统的概览页面,管理人员即可实时了解每个活动的执行情况,实现对进度管控的同时,能够根据实际情况及时做出调整,促进项目的落实。

首先,制定计划/任务下面的若干个小活动的执行时间和使用资源计划,包括每一个小活动需要多少时间完成、申请多少资源(人力资源、设备、物资等)。其次,在实际执行中若出现逾期或超支的情况,这些数据均会在项目的WBS页面高亮显示。管理层只需要通过WBS页面即可对项目进度一目了然,清楚地了解到项目是否按照进度完成,有效监控项目成员的工作效率及资源是否使用过度,实现事中监控和调整。

跟踪工作进度与质量。OA+项目管理系统是一个实时跟进的一体化管理工作平台。对于不同活动负责人更新的信息,系统会实时汇总,并自动关联相关活动,形成一张实时关联的概览地图,清晰的展示项目进度,极大地方面管理人员进行执行跟进;

对于执行质量的把控,系统支持可交付成果审批功能。通过对可交付成果进行验收指标设定以及审核流程的设置等来把控工作的质量,这一点区别于传统OA手工记载完成率,信息更严谨真实,工作执行质量更加有保障。

使用OA+项目管理软件,企业不仅实现办公的全面自动化,还有助于管理者加强对员工的管理,实时掌控员工工作的质量和工作效率,真正做到有力度的智能化管理,切实提升企业的运营效率。

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