如何将协同OA办公系统的价值最大化释放返回>>

一直以来,关于协同OA办公系统应用成功率的讨论始终未曾停息。即便是在协同管理软件的技术和功能都相对成熟的今天,传统行业公司用户应用的失败案例仍然屡见不鲜。多家传统行业公司,都实施了不同厂商的协同OA办公系统产品,虽然品牌各异,但共性却是均未得到充分的应用。有些仅仅成为了传统行业公司内部收发邮件的工具,有些则彻底沦为摆设,数月都无人登录。

OA办公系统

造成应用失败的“元凶”究竟是谁?用户还是厂商?对此,一些业内专家曾指出,对于管理软件的应用来说,三分看软件,七分看管理。软件产品本身仅仅是一个载体,一个工具,真正的价值体现是软件当中蕴含的管理思想,实施过程中的流程再造,以及使用当中的管理创新等一些列落地行为。这些便对协同软件厂商的咨询和实施能力提出了更高的要求。

因此,作为协同OA办公系统的提供商,除了为用户提供可用的产品外,管理咨询和实施服务的“软”能力越来越成为传统行业公司选型时着重考量的因素。在创新不断、追求效率的今天,片面的技术能力已经不再是打动传统行业公司的万灵药,软件背后体现出来的管理思想和实际运用的实力,才是帮助用户用对、用好、用活OA办公系统的关键点。

首先,许多传统行业公司认为,把公司现有流程转移到协同OA办公系统平台上,便可以实现协同管理信息化了,这种思想大错而特错。目前,国内协同OA办公系统产品的基本功能都相对统一,例如,文件处理、事务处理、文字处理、档案处理、日程处理、邮件收发、收文发文、出差出勤、文件转流、电子报表、会议管理、车辆管理等。但是,一个切实可用的高效协同OA办公软件在实施过程中,如若将传统行业公司未经有序梳理和优化的现有办公流程生搬硬套在新的协同OA办公软件中,其使用结果往往会与初衷大相径庭。协同软件厂商首先要正视自身所处的位置,不要以单纯的软件提供商自封。技术人员首先要是一个管理咨询专家,在需求调研过程中,可以对传统行业公司的组织架构、权限分级、流程优化等管理环节进行有效建议和规划。并通过其他成功案例的经验分享,最大限度的降低传统行业公司管理信息化风险。

其次,一些传统行业公司在上马协同OA办公软件时,采取由IT部门大包大揽的方式,这也为最终应用失败埋下了隐患。流程的适用和规范性是保障协同OA办公系统是否可以迅速在传统行业公司内部得到普及应用的根本。对于传统行业公司管理层而言,流程意味着在传统行业公司内部建立规范统一的运作模式,对于传统行业公司普通员工而言,有流程便有了可以遵循的办公方式。可以说,流程是对传统行业公司内部最佳运营的规范和固化。传统行业公司的协同OA办公系统流程只有经过传统行业公司内部各个部门间的充分沟通和推进才可以实现切实有效的应用价值,避免“烂尾楼”工程的出现。

最后,也是传统行业公司用户最为关心的“如何将协同OA办公系统的价值最大化释放”。在咨询和实施过程中,传统行业公司必须做到对协同OA办公系统流程的全面梳理和管理问题纠正。继而,采取适合传统行业公司实际情况的最佳方案,从而建立起一个动态、规范、高效、易用的传统行业公司流程管理体系。并通过对传统行业公司现有流程重组实现传统行业公司的规范化和高效运作,以流程带动信息、物资和资金在传统行业公司内部无障碍地流转,排除信息孤岛。

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