浅议OA办公自动化系统的发展现状及未来发展契机返回>>

OA办公自动化系统从产生到现在也有好多年的时间了,在实际工作中确实OA办公自动化系统起到了不小的作用,尤其是在企业实现信息化的道路上起到了很大的辅助作用,今天就OA办公自动化系统的发展现状及发展契机讨论下,为的是让大家更好的了解OA办公自动化系统,在未来的企业发展中让它为我们做更大的贡献。

OA办公自动化系统

1、OA办公自动化系统发展现状

众所周知,OA办公自动化系统并不是一个生疏的名词,这个术语由来已久,在计算机技术才开始普及的七十年代,OA办公自动化系统就成了人们一直关心的议题,其应用和市场前景令许多的计算机公司纷纷推出了自己的办公产品,OA办公自动化系统产品开始出现在用户的桌面上,似乎"无纸化办公"的时代呼之即来。但是,很多年过去了,OA办公自动化系统及其软件并没有象我们期望的那样普及,给厂商带来可观的利润,相反,当前大多数用户的OA办公自动化系统应用仍然停留在早期的水平,仍然是文字处理加简单的表单打印。渐渐地,大家不怎么提"办公自动"这个词了,软件厂商也很少用它作自己产品的名字。难道OA办公自动化系统已经穷途末路了吗?

多年以来,OA办公自动化系统的发展没有取得预期的效果,既有外部现实条件的不成熟,也有我们在OA办公自动化系统概念方面的误区。首先,应用OA办公自动化系统产品的多数用户单位的计算机基础设施建设尚不完善,仅仅依靠独立的个人计算机完成简单的文字处理和表格处理,或者利用网络进行简单的邮件交换,这并不能大幅度提高用户的工作效率。其次,开发的软件功能过于单一,长期以来成熟的OA办公自动化系统软件产品还主要是以文字、表格处理为主,没有将用户其他方面,尤其是其业务处理的需求结合在OA办公自动化系统系统中,一些新的技术设备,如扫描仪、数码相机、射像机等,普遍用于办公过程中。第三,用户在计算机应用方面的基础不高,积极性不够,也是制约OA办公自动化系统普及的重要原因之一。第四,对于OA办公自动化系统概念的宣传和理解产生了误区,过于片面强调办公过程的自动化,如前一时期非常盛行的"无纸化办公",使OA办公自动化系统产品出现了偏差,总在幻想办公过程的智能化,偏离了用户的实际需求。事实上,办公并不需要自动化,办公也无法自动化,"无纸化办公"只能是一种理想。[ NextPage ]

2、OA办公自动化系统的新观念

现在有人对OA办公自动化系统提出了一个反传统的观念,他认为:办公不应该自动化,而且也不可能自动化,现在的办公已经不再是简单的文件处理,不再是行政事务,其目的是达到一个企业或者单位的某个最终目标,而为了达到这个目标不是靠自动化的手段就能够保证的,更多的是靠一些工作的思想和方法。因此,办公即不能自动化,也无法自动化,更无须自动化。就是说OA不应该是传统的Office Automation(OA办公自动化系统),而应该是Office Administration(办公工作)。办公实际上是一个工作的过程,工作的核心是人而不是计算机,所以真正提高办公效率不能完全依靠自动化,而是应该提高人的主观能动性。

在办公工作中,员工之间最基本的联系是沟通(Communication)、协调(Cooperation)和控制(Control),即所谓的3C概念。沟通是员工以及员工和客户之间合作的基础,无论是日常的事务处理,还是一个决策过程,往往需要其他部门、其他人的帮助和信息支持,沟通就能够实现员工之间的交流,使彼此掌握的信息能够共享。协调则是为了保证各项工作的顺利开展和冲突解决,尤其是多个部门、多个员工参与和决策的工作,协调就犹为重要。控制则体现了领导与被领导之间的关系,是一个决策能够贯彻落实的保证。在传统的OA办公自动化系统思想中,要完成一项具体的工作,必须知道这项工作的全部流程(工作步骤),然后用信息技术把办公过程电子化、数字化。而按新的想法,办公仅仅需要计算机在沟通、协调和控制这三个环节上提供辅助手段。

3、OA办公自动化系统的发展契机

计算机技术尤其使网络技术、通讯技术、数据库技术、多媒体技术、虚拟现实技术等的飞速发展和应用,使OA办公自动化系统的发展又呈现出新的景象。
(1) 计算机网络技术的成熟与普及,使得许多单位建立了自己的局域网和广域网,并与Internet相连,形成了完善的信息流转通路。
(2) 经过多年的不泄努力,建立了许多以数据库为基础的应用,积累了大量宝贵的信息资源,锻炼和培养了一批信息技术开发应用人员,整个员工使用计算机的能力和积极性都有了很大提高。
(3) 以Microsoft Office、Microsoft Outlook、Lotus Notes为代表办公软件的完善,使办公过程中公文的流转得以顺利实现,同时多媒体、数字签名等技术的应用,又使电子公文能得到普遍认可,初步解决了电子文档的法律问题。
(4) 在新世纪带来之际,我国"政府上网"工程的开展,极大地调动了政府机关、企业公

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